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Decidida la participación en una feria internacional, designado el grupo de trabajo y coordinador del grupo que asistirán para atender el stand, el siguiente paso es la planificación del viaje, nos referimos, al visado, la reserva de hotel y vuelo, seguro de viaje, divisas e interprete.

Visado

Prepara con tiempo los tramites de visado. Debemos considerar los plazos necesarios para su tramitación, documentos a presentar y el coste. Las siguiente página web nos dan la solución para cada país: https://visados.org/

Reserva de Hotel

En algunas ciudades no sólo los hoteles cercanos al recinto donde se realizara la feria se saturan, sino todos los hoteles de la ciudad y no hay nada peor que hospedarse en otra ciudad y trasladarse diariamente en coche, bus, tren o varios de estos transportes en un mismo trayecto. Este incidente puede afectar el rendimiento que se espera tener por parte del personal los días de la feria.

Por ello, es recomendable hospedarse en los hoteles sugeridos por el organizador, ya que además de ofrecer tarifas especiales, en ocasiones el organizador pone servicio de transporte del recinto donde se realizara la feria al hotel, haciéndolo más cómodo y económico para su personal.

Reserva de vuelo

Asimismo, las llegadas y salidas de aviones se saturan en los días previos y posteriores al evento, es mucho más costoso tener que pagar noches extras de hotel para sus empleados o, peor aún, dejar un día el stand vacío. No hay publicidad más negativa que un stand cerrado con el nombre de la empresa en la marquesina. Mejor compre boletos flexibles que no cobren penalización por cambiarlos o usarlos en otra ocasión.

También es recomendable que el regreso lo programen para dos días después de terminado el evento, procurando agendar citas con aquellos distribuidores o clientes pre calificados que hayan mostrado interés, es importante conocerlo lo más que puedan, así como conocer sus bodegas y oficinas aprovechando que se está en la plaza.

Seguro de viaje

Es recomendable que contrate un seguro de salud con cobertura en el país al que viaje y que se informe de ¿qué cubre? ¿qué hago si lo necesito, donde llamar, como es la operativa?

Restricciones aduaneras

Tener en cuenta las limitaciones que tenemos a la hora de llevar peso y que objetos están permitidos. Esto es importante tanto por el material que llevaré conmigo ¿pagaré exceso de equipaje? como si hacemos compras en el país y luego me encuentro con problemas en la aduana por desconocimiento de sus restricciones…¡evitemos sorpresas desagradables que nos harán perder tiempo y dinero!

Divisas (Moneda extranjera)

Si debo solicitar dólares, otra moneda o travellers checks a una entidad financiera, es recomendable hacerlo no mas tarde de 1 semana previa al viaje.

Consulte con la entidad financiera si con su tarjeta de crédito vigente puede realizar pagos en el extranjero sin problemas, sacar efectivo ¿cobro de comisiones?

Intérprete

Por último, respecto al contrato de un intérprete, analice, si es el caso, en qué idiomas puede comunicarse en el país destino (el Español no es un idioma universal, pero tampoco lo es el Inglés en todos los países). Si necesita un intérprete debe gestionar la contratación del mismo con 1 mes de antelación y confirmarlo la semana previa, teniendo en cuanta y concretando si solo es necesario para mis visitas a la Feria o más horas (para hacer turismo, compras).



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