¿Por qué acudir a la feria con días de anticipación?

El día anterior al inicio de la feria, es el día clave en el que equipo completo deberá acudir al recinto donde se celebrará la feria y prever llegar lo más temprano posible. Es por ello, es necesario el arribo a la ciudad por lo menos dos días antes del día marcado como el inicio de la feria.

A continuación, se detalla algunas razones para acudir a la feria con días de anticipación:

Asegurarse de que sus muestras hayan llegado al stand, en caso de haber previsto el transporte de las mismas o bien acudir a la bodega del recinto ferial y contratar el traslado de las mismas al stand, esto generalmente se tiene que solicitar al contratista oficial de la feria, sobre todo si se requiere del uso de montacargas.

Una vez que tengan las muestras en el stand, el equipo deberá desempacarlas y montar y decorar el stand. Esto es en todos los casos responsabilidad de la empresa que participa. Si se contrata un servicio de decoración y montaje del stand, el coordinador deberá supervisarlo para evitar sorpresas.

Asegurarse de que el equipo adicional que se rentó esté en su lugar, en el caso de refrigeradores, pantallas, displays especiales, etc.

Familiarizarse con el stand, su ubicación y conocer todos los servicios del centro de convenciones como teléfonos, baños, cajeros, salidas de emergencias, módulos de información, primeros auxilios y otras facilidades que ofrece el organizador de la feria.

Registrarse como expositores y de ser posible pre registrar a aquellos importadores, compradores o personas de interés que les hayan confirmado la cita, es un buen detalle recibirlos en la entrada principal con su gafete en mano y ahorrarle la fila para registrarse, el tiempo ahorrado lo dedicará con gusto a escuchar sobre sus productos.

Prever la ubicación del personal y la forma de abordar a los visitantes, así como un procedimiento para mantener la limpieza y el orden permanente del stand para conservarlo atractivo.

Para finalizar, una vez revisado que todo el material necesario para el correcto funcionamiento del stand esté en su lugar, hacer una especie de ensayo general de atención del stand. Si hubiera alguna falla en alguno de estos requerimientos, al llegar temprano el personal contará con tiempo para encontrar soluciones.

Reflexión. Hay empresas que mandan a sus representantes la víspera del evento pero considerando el vuelo, pueden estar llegando a las 4 o 5 de la tarde a la ciudad y en lo que llegan al centro de convenciones y se dan cuenta que sus muestras no han llegado, todo está perdido.